Бесплатная консультация юриста:
8 (800) 500-27-29 (доб. 553)
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 426-14-07 (доб. 318)
Москва и МО:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 296)
Получить консультацию

Нужно ли согласие на обработку персональных данных директору

Нужно ли согласие на обработку персональных данных для директора

ФЗ установлено, что согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Из этого следует, что организация должна запрашивать у сотрудника письменное согласие на каждый случай передачи его персональных данных третьему лицу. Лишь при таких условиях требование о конкретности и сознательности согласия может считаться выполненным. Перечень сведений, которые должны содержаться в письменном согласии на передачу персональных данных, установлен в пункте 4 статьи 9 Закона от 27 июля г.

Случаи обработки данных без согласия сотрудника В каких случаях согласие сотрудника на передачу персональных данных не требуется В отдельных случаях обработка персональных данных возможна и без согласия сотрудника. Важно Если будет установлено, что такое нарушение совершил сотрудник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, то его могут привлечь к административной ответственности в виде штрафа.

В целом можно отметить, что штрафы за разглашение персональных данных не являются внушительными. Однако следует помнить, что в последнее время в законодательство о защите персональных данных были внесены изменения и проверки проводятся все чаще. Поэтому необходимо тщательно соблюдать порядок защиты персональных данных всех работников организации, в том числе и генерального директора. Приложение 1 Пример выдержки из трудового договора без персональных данных Трудовой договор 11 марта г.

Киров обл. Такая информация может использоваться любыми лицами по их усмотрению при соблюдении законно установленных ограничений на ее распространение. Об этом говорится в пунктах 1, 2 статьи 7 Закона от 27 июля г.

Общедоступные персональные данные — данные, которые субъект персональных данных сделал таковыми. Внимание К общедоступным персональным данным могут относиться сведения, доступные неограниченному кругу лиц например, данные из открытых справочников, адресных книг и др. Поскольку любой желающий имеет к ним доступ, то специальной охраны они уже не требуют.

При обработке таких данных оператору не нужно уведомлять об этом уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных п. Без письменного согласия сотрудника его персональные данные могут быть переданы третьим лицам тогда, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью сотрудника, и в других случаях, предусмотренных федеральными законами. Такие правила установлены частью 1 статьи 88 Трудового кодекса РФ. В Трудовом кодексе РФ не содержится требований письменного согласия на передачу данных.

Например, если обработка персональных данных необходима в целях исполнения заключенного с сотрудником договора либо для достижения целей, предусмотренных законом для осуществления и выполнения возложенных законодательством России на оператора функций, полномочий и обязанностей, — она может осуществляться без согласия сотрудника — субъекта персональных данных.

Об этом сказано в статье 6 Закона от 27 июля г. К таким случаям относится передача сведений в:. Только при наличии надлежаще оформленного согласия компания может предоставлять персональные данные генерального директора третьим лицам и обрабатывать их самостоятельно. Кроме того, следует изложить порядок раскрытия персональных данных сотрудниками и генеральным директором в отдельном локальном акте организации.

Судебные споры В случае раскрытия персональных данных, безусловно, возникает целый ряд вопросов. Может ли информация быть доступна всем заинтересованным лицам — акционерам, коллегам, контрагентами и др.? Есть ли предел распространения таких сведений? Какие данные могут использоваться только внутри организации, а какие — за ее пределами? Проблемой является и возможность непредоставления информации о генеральном директоре.

Эти вопросы становились поводами для судебных разбирательств. Согласие на обработку персональных данных — относительное нововведение законодательства, обеспечивающее защиту личной информации о человеке от неправомерного использования. Согласие на обработку персональных данных требуется при трудоустройстве, открытии банковского счета и во многих других жизненных ситуациях.

Основания и последствия дачи такого согласия, отказа от его предоставления или отзыва изложены в настоящей статье. Что является персональными данными Защита персональных данных работника Уведомление об обработке персональных данных Последствия отказа от дачи согласия на обработку персональных данных Ответственность за разглашение персональных данных Отзыв согласия на обработку персональных данных Что является персональными данными Понятие персональных данных дается в ст.

Если производственные площадки уже есть укажите форму собственности аренда, собственность и адрес. Необходимо ли для реализации инновационного проекта приобретение оборудования?

Опишите состояние с сертификацией и лицензированием на сегодняшний день. Срок осуществления Источник финансирования 1. Проведение научно — исследовательских работ НИР 2. Проведение опытно — конструкторских работ ОКР 3. Настоящее согласие действует 2 года. Настоящее согласие может быть отозвано Субъектом в любой момент по соглашению сторон. В случае неправомерного использования предоставленных данных соглашение отзывается письменным заявлением субъекта персональных данных.

Вопрос Ситуация следующая. Учредитель организации один из московских департаментов запросил предоставить некоторые персональные данные всех сотрудников в том числе уволенных за последние полгода. В согласии на обработку персональных данных, которое при приёме на работу подписывали все сотрудники, есть пункт согласия на передачу персональных данных по запросу учредителя организации.

Скажите, пожалуйста, имеет ли организация право передать запрашиваемые персональные данные? Нужно ли запрашивать у сотрудников какие-то дополнительные разрешения? Можно ли передать персональные данные уволенных сотрудников? Ответ Ответ на вопрос: Для передачи данных сотрудника третьим лицам организация обязана получить письменное согласие этого сотрудника. Коллеги, доброго времени суток! Как известно, на практике многие компании на стадии подготовки к заключению договора запрашивают пакет учредительных документов контрагента.

Вполне нормальная ситуация. Но меня смущает один вопрос: а как быть с паспортными данными учредителей, ЕИО и пр. Это с одной стороны. Это с другой. Получается, что компании, собирающей сведения о контрагентах, необходимо Заручиться согласием в какой форме, интересно всех лиц, чьи ПД указаны в учредительных и иных документах, запрашиваемых в процессе преддоговорных переговоров. Согласие касается фамилии, имени, отчества, данных о поле, дате рождении, гражданстве, типе документа, удостоверяющем личность его серии, номере, дате и месте выдачи , а также сведений из трудовой книжки: опыте работы, месте работы и должности.

Я даю согласие на использование персональных данных исключительно в целях формирования кадрового документооборота предприятия, бухгалтерских операций и налоговых отчислений, а также на хранение всех вышеназванных данных на электронных носителях.

Также данным согласием я разрешаю сбор моих персональных данных, их хранение, систематизацию, обновление, использование в т. Внимание Это все сведения, относящиеся к человеку, то есть к физическому лицу. Иными словами, персональными данными можно считать абсолютно любую информацию — от имени до содержания трудовой книжки. Подписывайтесь на нашканал в Яндекс. Иными словами, везде, где гражданин предоставляет свои личные документы или документы лица, представителем которого он является, заполняет различного рода тесты и анкеты, он подписывается такое согласие.

ТК РФ дает руководителям согласие на обработку персональных данных работника только в служебных целях, которыми могут являться:. Согласно п. Согласие на обработку персональных данных при приеме документов от работника нужно обязательно, при этом работник предупреждается о возможности отказаться либо в дальнейшем представить отзыв согласия на обработку персональных данных, а также о последствиях этого. Если должность, на которую претендует соискатель, не предполагает ее замещения гражданином, имеющим судимость, может потребоваться еще и соответствующая справка.

Все эти документы содержат персональные данные о будущем или настоящем сотруднике. Поэтому, как только они оказываются в руках работодателя, в действие вступают положения гл. Сюда относятся фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии, ученых степенях и званиях и другая информация, которая предоставляется субъектом и может быть отнесена к общедоступному источнику персональных данных ст.

Источниками для таких данных будут телефонные и адресные книги, энциклопедии и т. Данные о генеральном директоре, ставшие общедоступными, могут свободно использоваться, и их распространение законодателем не регулируется.

Согласно ч. Обработка таких данных генерального директора Законом запрещена. Речь идет о следующих сведениях: — фамилия, имя, отчество; — дата и место рождения; — пол; — адрес; — семейное положение; — должность профессия ; — зарплата, другие доходы; — владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др. Перечисленные данные, как правило, запрашиваются банком для заполнения анкеты и служат для проверки клиента при заключении договора кредитования. Все эти сведения в соответствии с Законом о персональных данных являются охраняемыми.

Персональные данные генерального директора могут содержаться в доверенностях на исполнение обязанностей, договорах, распорядительных документах, анкетах. Они могут потребоваться для получения банковских и иных кредитов и т. В соответствии со ст. С ним, как и с другими сотрудниками, заключается договор, издается приказ о его назначении, соответствующие записи о трудовых отношениях вносятся в трудовую книжку. Согласие необходимо оформить в письменном виде, из него должно быть понятно, кому и с какой целью будут передаваться персональные данные.

При этом ст. Последствия отказа от дачи согласия на обработку персональных данных Сам по себе отказ от согласия на обработку персональных данных юридических последствий не несет — в силу ч.

Однако ч. Иными словами, работодатель, исполняя свои обязанности, возложенные на него законом, может в интересах работника — субъекта персональных данных обработать эти сведения без его согласия при условии использования данных исключительно в служебных целях. Положение ч. Соответственно, и согласие на обработку персональных данных такого характера тоже предоставлять не следует. Уведомление об обработке персональных данных Ст. Уточнить, выполнил ли руководитель это условие, можно на официальном интернет-портале службы.

Кроме того, перед тем как дать согласие на обработку персональных данных, будет нелишним удостовериться в том, что работодатель имеет на это право, то есть является оператором. Как писать заявление в банк об отзыве согласия на обработку персональных данных?

При трудоустройстве можно нередко услышать просьбу о том, чтобы сотрудник подписал согласие на обработку личных данных. Региональный информационный центр сети КонсультантПлюс Уважаемые посетители сайта! Элемент не найден! Уважаемые посетители сайта!

Смотрите видео: Kyani VG Presentation 2015 — English (October 2019).

С согласия сотрудника организация вправе также поручить обработку персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Необходимо отметить, что согласие на обработку персональных данных работодателю необходимо получать не только от сотрудников, то есть лиц, с которыми он состоит в трудовых отношениях, но и от соискателей, а также от лиц, с которыми заключены в организации гражданско-правовые договоры. Об этом сказано в пункте 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Кроме того, следует изложить порядок раскрытия персональных данных сотрудниками и генеральным директором в отдельном локальном акте организации.

Логично, что администрация предприятия стремится избежать ситуаций, когда, например, даже в таких мелочах, как выписка пропуска на территорию компании, отсутствие согласия на обработку персональных данных может сыграть свою негативную роль.

В Законе N 152-ФЗ выделены три вида персональных данных: — общедоступные (ст. 8 Закона N 152-ФЗ); — специальные категории персональных данных (ст. 10 Закона N 152-ФЗ); — биометрические (ст. 11 Закона N 152-ФЗ). Общедоступные персональные данные могут быть известны неограниченному кругу лиц.

Генеральный директор тоже является работником организации и на него распространяются нормы законодательства РФ. Так, обработка персональных данных в общем случае осуществляется только с согласия субъекта персональных данных в письменной форме (ч. 4 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных.

Заинтересованным лицам, например контрагентам, можно предоставить решение о назначении генерального директора также без предоставления персональных данных (приложение 2). Согласно Постановлению ФАС Московского округа от 14.01.2010 N КА-А40/14463-09 по делу N А40-38438/09-17-269 в аналогичной ситуации суд пришел к иному выводу.

То есть, устраиваясь на работу менеджером по продажам, такие данные предоставлять не нужно. Соответственно, и согласие на обработку персональных данных такого характера тоже предоставлять не следует.

Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Кадровое дело» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015.

Один из таких случаев — обработка, необходимая для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных (п. 5 ч. 1 указанной статьи).Согласно прежней редакции ст. 6 Закона о персональных данных потенциальные работодатели обрабатывали персональные данные соискателей только с их согласия. Пример выдержки из трудового договора с исключением персональных данных приведен в приложении 1. Некоторые действия, связанные с обработкой данных, не квалифицируются как незаконные, например в случае вызова в прокуратуру.

Перечисленные данные, как правило, запрашиваются банком для заполнения анкеты и служат для проверки клиента при заключении договора кредитования. Все эти сведения в соответствии с Законом о персональных данных являются охраняемыми. Как не нарушить закон?

Аналитика публикации

Сведения об аффилированных лицах акционерного общества раскрываются в соответствии с главой 73 Положения о раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг.

Члены совета директоров предоставляют акционерному обществу информацию о занятии ими, их супругами, родителями, детьми, братьями и сестрами, усыновителями или усыновленными должности в органах управления другого юридического лица согласно пункту 2 части 1 статьи 82 Закона об акционерных обществах.

Здесь действует следующее правило: согласие субъекта персональных данных не требуется при соблюдении следующих условий: 1.

Условие 1. Если осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом, или 2.

Согласие на обработку персональных данных директора 9╕Цy╓╬Кfс`m╥йDjЖр1vP╞∙^д╗.╬╖╢0M°n[ьЁcъбнУM▄╨=Б▌y█шD┴Ч*вРN]L▓#╙╣`tЙцn, їзёЗ{amp}amp;z═0ЩюНТы▀(=╩г╟░lЙJ, ┼B0l1ыОQ Е[Й А╞╬╤╒Y╞╚Е╧╔щЕ{amp}amp;»$cPVpП│?)ZЪш]»Jб░Ь’иlТalaс_zКг^*)КЭtщ?

MцYq╕ЁoR╢╗─°╙ьDvbЇФh’j2╛*c·Р=D╥MhрЯuя╗Уg█уУNє[email protected]Д╦М╔afЗH╪оЬУk ║╪p╦▐b??└Ёє∙┬╦г─ц╢q╛Wъ`ч[WШЪН°╟V3аVЇ’9║/ПпжэY∙▐Ц╗vt{amp}amp;цП6═╖]╚)Uстo╕5U╨¤nXt├аиCFs:╕╝╬к0vpИs. Подписывать ли согласие на обработку данных? Закона о персональных данных).

Подписывается ли согласие на обработку персональных данных с генерального директора Получая согласие человека на обработку персональных данных – любой информации обо мне и моей семье – оператор становится их полным хозяином.

Формальная фраза бланка о праве отозвать согласие на обработку персональных данных ничего не решает, поскольку оператор к моменту отзыва «Согласия» уже имеет возможность использовать свои полномочия в полном объеме.

Сложившаяся судебная практика позволяет сделать вывод о том, что компания может предоставлять заинтересованным лицам документы без раскрытия персональных данных директора. Это касается обсуждения проектов договоров, передачи типовых документов контрагентам, предоставления договора с генеральным директором акционерам.

Еще одно основание для судебных споров — раскрытие сведений о генеральном директоре, которые в соответствии с законом не являются персональными данными. Например, не является конфиденциальной информация о том, что гражданин не оплачивает коммунальные услуги.

Такие данные не относятся к частной жизни и не составляют тайну, которую стороннее лицо не вправе разглашать в силу своих профессиональных обязанностей (Кассационное определение Пермского краевого суда от 05.10.2010 N 33-8722).

Обратим, однако, внимание на то, что в отличие от условия 1, где речь идет о соблюдении федерального закона, в условии 2 используется понятие «законодательство Российской Федерации».Следовательно, в соответствии с данным условием возможна обработка персональных данных, если это предусмотрено как федеральными законами, так и постановлениями правительства, а также актами органов власти субъектов или органов местного самоуправления.

Таким образом, следует придерживаться простого правила: если обработка (в том числе предоставление, раскрытие) предусмотрена законодательством Российской Федерации, согласие субъекта персональных данных на такую обработку не требуется.

Если обработка персональных данных не предусмотрена законодательством или обработка происходит в объеме большем, чем предусмотрено законодательством, на такую обработку потребуется согласие субъекта.

Согласие на обработку персональных данных — бланк 2019

Еще одна проблема — наличие персональных данных в договоре, например при заполнении заявки на кредит. В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 13.12.2010 по делу N А56-73636/2009 суд признал действия компании, предоставляющей анкеты на подбор кредитов, правомерными и не установил в действиях ответчика нарушений требований Закона N 152-ФЗ.
Согласно ч. 1 ст. 10 Закона N 152-ФЗ к специальным категориям персональных данных относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни. Обработка таких данных генерального директора Законом запрещена.

Общество не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством, договором с субъектом персональных данных, не указано в полученном от него согласии на обработку персональных данных или персональные данные не сделаны субъектом общедоступными самостоятельно.

Общество не собирает и не обрабатывает персональные данные, не требующиеся для достижения целей, указанных в пункте 3. Недопущение объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, не совместимых между собой. Обеспечение точности, достаточности и актуальности персональных данных по отношению к целям обработки персональных данных.
Согласно ч. 1 ст. 10 Закона N 152-ФЗ к специальным категориям персональных данных относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

Предоставление персональных данных генерального директора

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Изменения с 01.07.2017 и форма согласия на обработку персональных данных- Елена А. Пономарева

Компания несет ответственность за процесс обработки ваших персональных данных в рамках использования сайта по адресу в сети Интернет: www. Согласие на обработку персональных данных далее – Согласие распространяется исключительно на те персональные данные, которые обрабатываются в рамках использования Сайта и исполнения договоров с Компанией. Использование Сайта предполагает ваше полное согласие на обработку ваших персональных данных.

Компания вправе в любой момент без предварительного уведомления пользователей изменять, дополнять или обновлять текст настоящего Согласия в той или иной части. В том случае, если в настоящее Согласие будут внесены существенные изменения, такое Согласие подлежит размещению на Сайте, а соответствующие изменения вступают в силу в течение 20 дней с момента официальной публикации новой редакции Согласия на Сайте. Если в течение этих 20 дней вы в письменной форме не заявите отказ от принятия изменений, то это означает ваше принятие Согласия в новой редакции.

Компания рекомендует регулярно просматривать текст настоящего Согласия, чтобы вы были своевременно информированы о любых изменениях и датах вступления в силу таких изменений.

Для получения более подробной информации о процессе обработки Компанией ваших персональных данных, исправлении, блокировке или удаления любых ваших персональных данных, получении доступа к вашим персональным данным, отмене вашего согласия на определенные виды обработки персональных данных, удаления вашего адреса электронной почты из списков адресов в нашей базе данных, а также для направления вопросов, замечаний или предложений, касающихся настоящего Согласия, вы можете связываться с Компанией по следующему адресу электронной почты info likeni.

Вы подтверждаете, что настоящим, предоставляете согласие на обработку Компанией ваших персональных данных и подтверждаете, что, давая такое согласие, вы действуете своей волей и в своем интересе. В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от Данное Согласие предоставляется вами в целях исполнения договоров, заключаемых с Компанией в рамках использования Сайта.

Вы выражаете согласие на осуществление со всеми указанными персональными данными следующих действий: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение обновление или изменение , использование, распространение в том числе – передача , обезличивание, блокирование, уничтожение, передача, а также осуществление любых иных действий с вашими персональными данными в соответствии с действующим законодательством РФ.

Обработка персональных данных может осуществляться с использованием средств автоматизации, а также без их использования при неавтоматической обработке. Вы выражаете согласие на осуществление Компанией обратной связи с вами, включая: направление запросов и информации, которая касается использования Сайта и исполнения соглашений и договоров, направление уведомлений, включая уведомления рассылки о новостях и продуктах Компании, обработку ваших заявок.

В любой момент и время, на безвозмездной основе, вы, как зарегистрированный пользователь Сайта, вправе отказаться от получения специальных уведомлений рассылок и иной информации о продуктах и услугах Компании, используя специальную процедуру отказа от таких рассылок, предусмотренную Компанией и указанную непосредственно в тексте теле писем соответствующих рассылок. Настоящим вы признаете и подтверждаете, что в случае необходимости Компания вправе предоставлять ваши персональные данные третьим лицам для обеспечения возможности получения услуг в области Интернет-рекламы.

Также вы признаете и подтверждаете, что в случае необходимости Компания вправе предоставлять ваши персональные данные третьим лицам в целях оказания услуг технической поддержки, а также в обезличенном виде в статистических, маркетинговых и иных научных целях. Такие третьи лица имеют право на обработку персональных данных на основании настоящего Согласия. Вы предоставляете согласие на обработку ваших персональных данных в течение срока действия заключенных между вами и Компанией договоров и в течение 1 одного года после расторжения таких договоров как в связи с окончанием срока их действия, так и досрочно, однако вы можете отозвать такое согласие посредством письменного уведомления Компании не менее чем за 1 один месяц до момента отзыва согласия.

В виду того, что персональные данные получены Компанией исключительно в рамках использования пользователем Сайта и исполнения договоров с Компанией, уведомление уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных об обработке персональных данных не требуется п.

Популярное [Вери попьюлар]. Будь в курсе. Теги по тематике. Лайкни использует cookie-файлы.

Персональные данные работника могут понадобиться работодателю в ходе трудовых отношений. Эти сведения являются конфиденциальными. В соответствии со ст. Однако эти требования законодательства не всегда могут быть соблюдены, когда речь идет о генеральном директоре компании. Персональные данные генерального директора используются на практике гораздо чаще, чем данные любого другого сотрудника.

Для чего необходимо письменное соглашение на обработку персональных данных

ФЗ «О персональных данных» № 152-ФЗ был принят еще 27 июля 2006 года, последние изменения и дополнения в документ вносились 1 сентября 2015. Согласно этому документу персональные данные могут обрабатываться, храниться и передаваться третьим лицам только с согласия субъекта.

Но при этом сохранять такую информацию в тайне закон обязывает не всегда, разделяя все персональные данные на три категории:

  1. Специальные (национальность и вероисповедание, взаимоотношения с законом, сведения о состоянии здоровья и частично – информация о работе).
  2. Биометрические (данные, касающиеся внешности и физиологии).
  3. Общедоступные основные анкетные данные (Ф.И.О., дата рождения, пол и другие паспортные данные).

Для обработки информации третьей категории согласия носителя не требуется. Не требуется оно и при обработке, хранении и передаче данных первых двух категорий в таких исключительных случаях, как установление личности человека при отсутствии у него документов, а еще в ходе любых оперативно-розыскных работ.

Согласно закону в каждом предприятии имеется внутренний документ, в котором было бы оговорено, что именно относить к персональным сведениям, в каких случаях они могут передаваться и разглашаться, а поступающего на работу в организацию сотрудника необходимо с такой бумагой ознакомить и он должен дать свое согласие на обработку данных.

Сотрудникам не стоит относиться к этой информации как к материалам, которые могут как-то применяться против них, так как за суровой фразой «обработка персональных данных» фактически подразумевает лишь использование анкетных сведений (3 категория) для оформления:

  • зарплатной карты или счета сотрудника;
  • доверенности на предоставление интересов компании или на получение материальных ценностей;
  • счетов;
  • договоров;
  • исходящих писем различного характера.

Но в то же время работодатель обязан ограничивать доступ к таким данным, обеспечивая его только ответственным за хранение и обработку этих сведений лицам. В компетенции таких сотрудников еще должно быть заполнение соответствующих бланков, которые являются формальным разрешением работника на использование информации. Этот документ должен составляться при каждом использовании данных и действует на протяжении прописанного в нем срока.