Бесплатная консультация юриста:
8 (800) 500-27-29 (доб. 553)
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 426-14-07 (доб. 318)
Москва и МО:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 296)
Получить консультацию

Прием передача дел при смене главного бухгалтера акт

Передача дел при смене главного бухгалтера

Что делать, если ваш главный бухгалтер увольняется или, к примеру, уходит в декретный отпуск? Какие дополнительные документы, кроме обязательных (кадровых), необходимо составить? Как и кому нужно передать дела, которые находятся в ведении бывшего главного бухгалтера, и какие при этом выполнить действия? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной консультации.

Общие положения

Зачастую работник заранее сообщает о намерении покинуть должность. Так, при увольнении он предупреждает работодателя за две недели, приблизительная дата ухода в декретный отпуск также обычно известна работнице.

Возможно, главный бухгалтер собирается занять другую должность на предприятии (например, финансового директора)? Но и тогда перевод не будет осуществлен спонтанно. Дата выхода главного бухгалтера на пенсию тоже будет запланирована.

Таким образом, есть время выполнить все необходимые действия.

На сегодня обязанность главного бухгалтера при уходе составлять акт приемки-передачи дел и/или документации законодательно не установлена.

Однако рекомендуем провести данную процедуру, ведь правильное оформление документации при передаче дел важно и для передающей, и для принимающей стороны.

Также по решению руководителя предприятия может быть проведена аудиторская проверка в соответствии с Законом № 3125.

В первую очередь необходимо определить, кто будет принимать дела у главного бухгалтера, который увольняется. В идеале это должен быть работник, который в дальнейшем займет данную должность.

Но это не всегда возможно, например, если подходящая кандидатура еще не найдена. Тогда дела нужно передать директору предприятия, поскольку в соответствии с ч. 2 ст.

8 Закона № 996 организация бухгалтерского учета на предприятии относится к компетенции собственника либо уполномоченного органа (должностного лица).

При такой передаче дел (от главбуха – директору) после оформления нового работника можно составить аналогичный акт приемки-передачи дел от директора предприятия новому главному бухгалтеру (по усмотрению сторон).

Порядок действий при передаче дел

Алгоритм действий при смене главного бухгалтера может быть примерно следующим.

Этап 1. Проведение внеплановой инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации регулируется Положением № 879. Так, в соответствии с п. 4 разд.

І этого документа объект инвентаризации, ее периодичность и сроки проведения определяются руководителем предприятия либо уполномоченным органом, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Случаи обязательной инвентаризации перечислены в п. 7 разд. І Положения № 879, при этом смена главного бухгалтера к таковым не относится. Однако на практике рекомендуется все-таки провести данную процедуру во избежание неприятных ситуаций после ухода предшественника.

Также обратите внимание, что смена материально ответственного лица (например, бухгалтера-кассира) служит основанием для обязательной инвентаризации.

Поэтому, если на предприятии главный бухгалтер одновременно является и бухгалтером-кассиром, внеплановая инвентаризация проводится в обязательном порядке.

Для этого руководитель предприятия издает приказ (см. образец 1).

Порядок проведения инвентаризации таков:

  • создание инвентаризационной комиссии;
  • выполнение подготовительных действий (завершение обработки документов, касающихся движения активов; определение остатков по состоянию на дату инвентаризации; формирование последних на момент инвентаризации реестров приходных и расходных документов либо отчетов о движении активов);
  • непосредственно проведение инвентаризации (наличие и состояние активов проверяется путем подсчета, взвешивания либо обмера);
  • подведение итогов инвентаризации (комиссия составляет протокол по результатам инвентаризации, который утверждается руководителем предприятия).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/20523-0

Образец 1Приказ о проведении внеплановой инвентаризацииВ связи с увольнением главного бухгалтера ООО «Свет» Петровой Раисы Семеновны с 01.08.16 г. с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия ПРИКАЗЫВАЮ:1. Провести внеплановую инвентаризацию денежных средств, бланков строгой отчетности, товарно-материальных ценностей, а также основных средств и нематериальных активов.2.

Источник: https://uteka.ua/publication/Peredacha-del-pri-smene-glavnogo-buxgaltera

Акта приема-передачи: составлять или нет

Когда из организации увольняется главный бухгалтер он должен передать новому бухгалтеру документы и прочие бухгалтерские «дела». В этих целях составляют приказ о приеме-передаче и указывают в нем состав передаточной комиссии. Также см. «Приказ о передаче дел при смене главного бухгалтера: образец» Издание такого приказа позволяет проконтролировать процедуру смены главного бухгалтера и зафиксировать передаточные документы.

После того, когда процедура передачи дел завершена, логично составить акт приема-передачи дел, в котором будет конкретный перечень переданных документов.

Кому можно передать дела

На практике существуют несколько вариантов приема-передачи дел главным бухгалтером.

Наиболее распространенным является вариант, когда прежний главный бухгалтер сдает дела новому главному бухгалтеру. Однако довольно часто возникает ситуация, когда новый главный бухгалтер еще не известен, а прежний главный бухгалтер на законных основаниях имеет право оставить старое место работы. В этой ситуации, если в организации работают несколько бухгалтеров, то один из них (например, заместитель главного бухгалтера) может временно принять дела.

Более сложной является ситуация, когда увольняется главный бухгалтер малого предприятия, представляющий бухгалтерию в единственном числе. В этом случае принять дела должен руководитель организации, поскольку он согласно п. 1 ст. 6 Закона «О бухгалтерском учете» несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации.

Если руководитель организации отказывается принять дела, прежнему главному бухгалтеру желательно этот отказ оформить документально. При нежелании руководителя запротоколировать свой отказ принимать дела, по нашему мнению, нужно поступить следующим образом: составить опись дел, подлежащих сдаче, в двух экземплярах; один экземпляр оставить у себя, а другой — передать в налоговую инспекцию, перед которой отчитывается организация, лично под расписку налоговому инспектору или заказным письмом по почте.

Могут иметь место ситуации, когда прежний главный бухгалтер по какой-либо причине (внезапная болезнь, смерть и т.п.) не имеет возможности сдать дела. В этом случае по приказу руководителя организации принять дела может другое лицо (новый главный бухгалтер, временно исполняющий обязанности главного бухгалтера, сам руководитель организации).

Акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера: образец

Интервью Айрата Гимадутдинова о переменах в компании. В нашей стране на данный момент не существует единого нормативного документа, который бы регулировал процедуру приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому. Мы отразили как можно больше факторов, которые нужно учесть. А в своей практике Вы можете использовать лишь наиболее приемлемые для Вашего случая рекомендации.

Компания в соответствии с требованиями Закона от 21 ноября г. Поэтому работодатель локальным нормативным актом приказом, распоряжением, инструкцией и др. Как правило, таким распорядительным документом является приказ руководителя предприятия, в котором указываются:. Если главбух увольняется по собственному желанию п. Предельный срок расторжения трудового договора и передачи дел при увольнении главного бухгалтера по инициативе администрации, если меняется собственник имущества п.

Утверждаемый день определяется исходя из сроков сдачи налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности;. На дату, указанную в Приказе, прежний главный бухгалтер должен завершить все учетные процессы. Для этого необходимо:. Независимо от того, был ли заключен с прежним главным бухгалтером договор о материальной ответственности или нет, целесообразно провести инвентаризацию денежных средств, находящихся в кассе на расчетных счетах.

При смене материально ответственных лиц проверка соответствия фактического состояния имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета является обязательной в соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона о бухучете. Результаты проведенной процедуры оформляются соответствующими актами и описями, составленными в трех экземплярах. Один экземпляр остается в бухгалтерии, а два других передаются увольняющемуся и вступающему на должность главного бухгалтера сотрудникам.

Оформленные документы прикладываются к акту приема-передачи дел. При смене главного бухгалтера на малых предприятиях может быть проведена инвентаризация всего имущества и обязательств.

В крупных же компаниях это требует значительных временных и трудовых затрат. Поэтому в этом случае рекомендуем осуществить выборочную проверку, например, по существенным показателям дебиторской и кредиторской задолженности, финансовых вложений, доходов и расходов. В Положении о главных бухгалтерах утв. Для проведения подобной оценки целесообразно прибегнуть к услугам аудиторской фирмы.

В итоге компания получит независимое заключение о правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. Если это по тем или иным причинам окажется невозможно, то вновь назначенному сотруднику придется своими силами проверить состояние учета и отчетности.

Новому главному бухгалтеру рекомендуем обратить особое внимание на операции текущего года. Ведь некоторые налоговые декларации и отчетность придется сдавать за все 12 месяцев. Этот период охватывает и то время, когда вновь прибывший сотрудник еще не работал. Чтобы разграничить ответственность принимающего и передающего главного бухгалтера, составляется акт приема-передачи.

Одновременно этот документ нужен для представления на момент приема-сдачи дел:. Консультации по проведению процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера. Мы поможем Вам соблюсти все требования законодательства. Быстро и профессионально! Сведения об организации работы в бухгалтерии.

Распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, наличие должностных инструкций. Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно. Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности книгами, программами.

Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций. Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная.

Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них. Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов. Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе. Их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.

Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах. Наличие актов сверки взаимных расчетов с контрагентами, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности.

Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности. Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам. Последняя инвентаризация имущества: отражение в учете, дата. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания.

Инвентарные карточки на основные средства. Наличие приказов о назначении ответственных хранителей ценностей. Наличие актов сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц. Результаты последней инвентаризации материальных ценностей. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов. Наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.

Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета.

Соблюдение установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров. Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел. Перечень передаваемых смет, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др.

Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками , а также по счетам учета иного имущества. Список отсутствующих документов в объяснительной записке на имя руководства прежний главный бухгалтер указывает причины нарушений.

Ошибки и неточности в бухгалтерской и налоговой отчетности, в оформлении первичной документации, выявленные в ходе проверки в этом случае обычно оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера. Пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и должностного лица, принимающего дела например, если указанные лица не согласны с какими-либо положениями акта.

Следует отметить, что первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет ст. Именно за этот период такие документы должны быть в наличии. В крупных компаниях в штате бухгалтерии числится не только главный, но и другие бухгалтеры.

Тогда в акт приема-передачи дел следует включить только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главного бухгалтера. После того, как дела переданы, акт подписан, главный бухгалтер уволен, а новый назначен на должность, рекомендуем:.

Обязанность уведомлять об этом налоговые органы не установлена, поэтому и ответственность за неуведомление не предусмотрена. При этом налоговики такое требование выдвигают. К такому письму-уведомлению, заверенному печатью организации, прилагают копию приказа или выписку о назначении главного бухгалтера за подписью руководителя, а также паспортные данные нового бухгалтера.

После смены главного бухгалтера может возникнуть вопрос о распределении ответственности между предыдущим и новым сотрудниками. Главного бухгалтера нельзя привлечь к административной и уголовной ответственности за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, уклонение от уплаты налогов, допущенные его предшественником. В пункте 1 статьи 1. Таким образом, новый главный бухгалтер не может быть виноват иметь умысел в нарушениях, совершенных лицом, занимавшим данную должность до него аналогичные выводы содержатся также в письме Минфина от Однако если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек, уволившийся главный бухгалтер не понесет административной ответственности.

Так, в случае нарушения валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения, а по иным основаниям — всего два месяца п. При совершении длящегося правонарушения вышеуказанные сроки исчисляются со дня обнаружения административного правонарушения п.

Кроме того, может выясниться, что прежний главный бухгалтер причинил компании материальный ущерб. Если был заключен договор о полной материальной ответственности, увольняющемуся сотруднику придется возместить ущерб полностью ст.

Если же на момент увольнения бухгалтер не был материально ответственным лицом, причиненный материальный ущерб он возмещает в пределах своего среднемесячного заработка ст. Новому и предыдущему главному бухгалтеру необходимо помнить о предусмотренной КоАП РФ ответственности должностных лиц за следующие нарушения:.

Сафьян,8 вход с внутренней стороны здания. Новости рынка Обзор изменений законодательства Публикации экспертов компании Бухгалтеру Кадровому специалисту Руководителю. Шаг 1 Приказ Компания в соответствии с требованиями Закона от 21 ноября г. Как правило, таким распорядительным документом является приказ руководителя предприятия, в котором указываются: 1 причина проведения приемки-передачи дел например, увольнение главного бухгалтера ; 2 сроки проведения приема-передачи дел.

Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера?

Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Содержание

  • Главный бухгалтер в организации
  • Передача дел главного бухгалтера
  • Ответственность бывшего бухгалтера
  • Кого уведомлять при смене главного бухгалтера

Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера в 2019 году

Акт передачи дел при уходе главбуха с работы является документом, обеспечивающим понятие финансового состояния фирмы.

Данный документ требуется, чтобы уходящий главбух передал документально все папки с ведением финансового учета, а также чтобы была проведена инвентаризация имущества фирмы.

При передаче дел в акте надо отобразить положение со всеми видами отчетов, расчетов с персоналом учреждения, со смежными компаниями, которые сотрудничают с фирмой, своевременность налоговых платежей, балансовое положение фирмы и прочие вопросы, касающиеся актов сверок, реестров дебиторской и кредиторской задолженностей и т.д.

Приемно-передаточный акт обеспечит новому главбуху вникнуть в положение дел на фирме и ознакомит его с порядком ведения бухучета, финансовой политики, а также выяснит наличие/отсутствие злоупотреблений. После ухода главбуха и получения им расчета, сложно будет объяснять недостачу финансовых средств.

(Видео: “Как оформить передачу дел главным бухгалтером”)